Privatliv & databehandling

ClearShare behandler data som databehandler på vegne af kunden (dataansvarlig). Behandlingen sker på servere i Danmark/EU.

Hvad gemmes?

• Metadata om filer og e-mails med fund: navn, placering, ejer, størrelse, ændringsdato, delingsforhold.
• Antal fund pr. kategori og maskerede eksempler (fx 0101**-****). Fulde CPR-numre og dokumentindhold gemmes aldrig.
• Revisionslog over brugernes beslutninger.

Hvad gemmes ikke?

Dokumenter og e-mails hentes midlertidigt i hukommelsen under scanningen og kasseres straks efter analysen.

AI-klassificering

Hvis kunden aktiverer AI-klassificering, sendes et uddrag af dokumentteksten til Azure OpenAI i EU, efter at CPR-numre, kontonumre, e-mails og telefonnumre er erstattet med pladsholdere. Microsoft anvender ikke data til træning. Microsoft er underdatabehandler.

Titler og adgang

Administratorer og DPO'er skal acceptere en erklæring, før de kan se titler på kollegers filer, og alle opslag logges i revisionsloggen.

E-mails

Påmindelser og invitationer sendes fra ClearShares mailserver hos NTD og logges med modtager og tidspunkt.

Sletning

Afsluttede fund slettes automatisk efter kundens valgte opbevaringsperiode. Ved opsigelse slettes alle kundens data.